Ngày càng nhiều doanh nghiệp tổ chức làm việc từ xa để giảm thiểu nguy cơ lây lan và hạn chế tối đa ảnh hưởng của bệnh dịch. Tại Mỹ, nước đi đầu trong phong cách làm việc, các công ty công nghệ như Amazon, Twitter, Microsoft cũng đang dần dần thực hiện nửa cưỡng chế làm việc tại nhà. Đây là những nỗ lực hết sức để bảo vệ sức khỏe của nhân viên nhưng từ việc từ trước đến nay họ đã cố gắng hết sức để tập trung nhân viên tại công ty và thúc đẩy hợp tác thì có thể thấy rằng điều này đang trở thành tình trạng khủng hoảng tại nhiều công ty. Ngoài ra, do ngành nghề, công việc, có sử dụng thông tin mật hay không mà sẽ có sự khác biệt rõ rệt giữa người có thể làm việc ở nhà, người không thể và nó đang phát triển thành vấn đề xã hội.
Mặt khác, đối với các doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ biện pháp làm việc từ xa sẽ phải bước vào thời kỳ quá độ lớn. Làm việc từ xa yêu cầu một môi trường được chuẩn bị khá kỹ lưỡng như việc cung cấp các công cụ cần thiết như máy tính mang về nhà, các biện pháp bảo đảm an ninh, ít giấy tờ đi, sắp xếp trong quản lý như chọn bộ phận, nhân viên được phép sử dụng, có cần phê duyệt của cấp trên hay không hay hơn thế nữa là cách sử dụng thông tin mật và đánh giá nhân viên. Vì vậy cũng có ý kiến rằng khó khăn khi yêu cầu các biện pháp cấp bách đối với các doanh nghiệp chưa áp dụng hình thức làm việc từ xa. Thực trạng hiện nay là chỉ một số doanh nghiệp vừa chăm sóc sức khỏe nhân viên với các biện pháp chống virus vừa có thể duy trì năng suất lao động.
Chúng ta hãy cùng nhìn nhận lại hình thức làm việc từ xa với 6 quy tắc cần thiết để làm việc một cách hiệu quả trong bối cảnh nhân viên phải làm việc tách biệt nhau.
1. Trực quan hóa lịch trình
Giảm thiểu vấn đề khó để biết được nhân viên khác đang làm gì ở đâu.
Vấn đề quan trọng nhất khi áp dụng làm việc từ xa là không biết nhân viên khác đang làm gì ở đâu. Môi trường làm việc từ xa khi không thể gặp mặt đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới mà thường ngày vẫn làm việc gần nhau hay lướt qua nhau, sẽ dễ nảy sinh các vấn đề về giao tiếp. Trong môi trường mà giao tiếp qua điện thoại và trực tuyến trở thành trung tâm thì nhờ việc có thể biết được lịch trình của từng người sẽ nắm được nhiều việc như “khi nào sẽ có phản hồi”, “khi nào có thể gọi điện” và có thể hoàn thành công việc mà không gây bất kỳ áp lực nào.
2. Xác nhận lại công cụ giao tiếp sẽ sử dụng
Có thể giao tiếp ở nhiều nơi, giải quyết các vấn đề hay gặp phải
Gần đây, bên cạnh điện thoại và email, có rất nhiều dịch vụ như công cụ trao đổi công việc, công cụ chia sẻ thông tin, công cụ quản lý task. Khi mà nhiều công cụ giao tiếp cùng được sử dụng trong công ty dễ phát sinh vấn đề phức tạp hóa giao tiếp như “cuộc trao đổi nào được diễn ra ở đâu”. Bằng việc xác nhận lại việc giao tiếp cho từng dự án, quản lý được thực hiện qua công cụ nào sẽ có thể tránh được việc sót chia sẻ thông tin và thiếu liên lạc.
Khi thử hỏi những người xung quanh tác giả thì thực tế cũng có nhiều trường hợp tận dụng những công cụ không được giới thiệu cho toàn công ty nhưng dễ sử dụng với đơn vị nhóm. Trong môi trường mà làm việc từ xa là trung tâm thì việc quản lý giao tiếp rất quan trọng để không làm mất đi năng lực liên kết trong đội.
3. Trả lời trong 5 phút
Xóa bỏ áp lực rằng “Không được phản hồi ngay”
Vấn đề dễ xảy ra nhất khi làm việc từ xa đó là luôn tiềm ẩn việc không thể xác nhận hay Horensho suôn sẻ khi gặp mặt và làm việc tại văn phòng. Gọi điện thì cũng có khả năng đối phương không bắt máy, mail thì cũng mất thời gian trả lời, hay ngay cả công cụ chat thì cũng không thể kỳ vọng tốc độ phản hồi và lượng giao tiếp bằng khi nói chuyện trực tiếp được, những lo lắng này làm giảm tốc độ làm việc, dẫn tới làm tăng áp lực cho nhân viên và giảm năng suất lao động. “Trả lời sớm” là điều cơ bản trong những nhiều cơ bản của người đi làm và nhờ việc định nghĩa lại nguyên tắc “phản hồi trong … phút” khi áp dụng làm việc từ xa sẽ có thể giảm thiểu các vấn đề nêu trên.
4. Xác nhận lại cách sử dụng thông tin khách hàng và thông tin có tính bảo mật cao
Quản lý nguy cơ rò rỉ thông tin lan rộng do người lao động phát tán
Có lẽ quản lý thông tin mật là lĩnh vực nhạy cảm nhất. Cần phải xem xét rằng những thông tin mà bạn sử dụng tại văn phòng hàng ngày khi mang ra ngoài ở mức độ nào sẽ không phát sinh vấn đề gì. Đây là một yếu tố ảnh hưởng lớn đến tần suất làm việc từ xa của nhân viên.
Tại những doanh nghiệp áp dụng làm việc từ xa hoàn toàn như Automattic, Genuitec, GitLab thì toàn bộ thông tin bao gồm cả thông tin của khách hàng đều được quản lý từ xa. Tuy nhiên, ngoại trừ các doanh nghiệp như vậy thì phần lớn các doanh nghiệp đều giới hạn khu vực sử dụng dữ liệu có tính bảo mật cao là trong văn phòng. Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu làm việc từ xa học theo điều này, giới hạn việc sử dụng thông tin khách hàng trong văn phòng.
Bên cạnh đó, tại các công ty cho phép quản lý một phần thông tin ngoài văn phòng, thể hiện tính linh hoạt đối với làm việc từ xa, sẽ thực hiện kiểm tra môi trường tổ chức làm việc từ xa. Ví dụ tại 1 công ty nhân sự lớn của Nhật Bản, nhân viên có nguyện vọng làm việc tại nhà sống trong môi trường sinh hoạt nhiều người (sống với gia đình, share house..) sẽ phải nộp ảnh các phòng có khóa và bộ phận khóa.
Từ quan điểm về quản lý thông tin chắc chắn có nhiều công ty thực hiện làm việc từ xa cho một số bộ phận hay đi làm theo múi thời gian khác. Trường hợp đó có lẽ nên lưu ý các điểm sau và vận dụng làm việc từ xa một cách hiệu quả.
5. Quyết định công việc ưu tiên thực hiện tại văn phòng
Duy trì và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Những công việc chỉ có thể làm tại văn phòng, bao gồm cả việc sử dụng thông tin khách hàng nêu ở phần trên, sẽ phải đưa ra thời gian để một bộ phận nhất định sẽ đi làm theo múi thời gian khác và làm việc tại văn phòng. Trong trường hợp đó sẽ phải chia thành “công việc phải làm tại văn phòng” và “công việc làm ngoài văn phòng” để xây dựng kế hoạch 1 ngày.
Trong bài viết này, chúng ta có thể phân chia phong cách làm việc ra một số loại. Ví dụ tại văn phòng ITOKI, nhà sản xuất thiết bị và đồ nội thất văn phòng Nhật Bản mà chúng tôi đã giới thiệu trong số trước, họ đã áp dụng concept Activity-based working và định nghĩa, phân loại “10 hoạt động” mà nhân viên thực hiện khi làm việc như dưới đây.
Dựa trên cơ sở này thì có lẽ mục phù hợp với “công việc phải làm tại văn phòng” là “công việc làm chung”, “công việc 2 người”, “đưa ra ý tưởng”, “quản lý thông tin. Trong phần “công việc làm chung”, “công việc 2 người”, bạn có thể vừa trao đổi, thảo luận với nhân viên bên cạnh và tiến hành công việc với cảm giác về tốc độ. Đối với việc “đưa ra ý tưởng”, “quản lý thông tin”, có thể tổ chức trao đổi tại văn phòng có cảm giác về sự hiện diện và nhiệt huyết và họp trực tuyến không thể mang lại. Đây là những công việc rất khó nếu không được làm tại văn phòng.
Trái lại, “họp qua điện thoại”, “đối thoại”, “chia sẻ kiến thức” đều là những hoạt động được thực hiễn giữa nhiều người nhưng bao gồm nhiều cuộc họp không cần cảm giác sự hiện diện mà nhiệt huyết. Những công việc như thế này có thể được làm việc từ xa. Ngoài ra, những công việc “tập trung cao độ” phù hợp với nơi không phải là văn phòng – nơi thường xuyên bị bắt chuyện ngẫu nhiên, nên có thể phân vào nhóm phù hợp làm việc từ xa.
Nhờ việc phân loại công việc làm việc tại văn phòng và làm việc ngoài văn phòng và lên lịch 1 ngày như vậy sẽ giúp giảm thời gian ra ngoài cũng như thực hiện được cách làm việc hiệu quả.
6. Họp 1on1 hàng tuần
Loại bỏ sự sai lệch khi đánh giá nhân viên do làm việc từ xa
Về mặt quản lý, có thể nắm được công việc
Tránh sự cô lập nhân viên làm việc từ xa và duy trì sự thống nhất với tổ chức và văn hóa doanh nghiệp
Khi áp dụng làm việc từ xa, thời gian cùng với nhân viên khác, bao gồm cả cấp trên và cấp dưới sẽ ít đi. Điều này cũng trở thành nguyên nhân chính dẫn tới một vài tác động tiêu cực.
1 là sự sai lệch trong đánh giá nhân sự. Sau khi áp dụng hình thức làm việc từ xa thì hầu như việc đánh giá sẽ là đánh giá dựa trên thành quả và kết quả đầu ra của họ. Vì các công ty châu Á như Nhật Bản coi trọng cái nhìn của người khác trong tổ chức, sẽ phải đối mặt với vấn đề “đánh giá cấp dưới không ở gần mình như thế nào?” nên việc tổ chức họp 1-1 online hoặc họp định kỳ ở văn phòng và lắng nghe, bao quát quát được những phần không nhìn thấy được là quan trọng. Thực tế thì đây là biện pháp cần thiết để các công ty Âu Mỹ duy trì năng lực cơ động nhất định của đội. Đây cũng là các hiệu quả để nắm bắt nội dung công việc và xác nhận các công cụ cần thiết để làm việc từ xa đã đủ chưa.
Bên cạnh đó, nếu nhân viên có nhiều thời gian xa cơ quan có thể dẫn tới một điểu lo lắng là cô độc hóa và giảm tính thống nhất với tổ chức và văn hóa doanh nghiệp. Ông Lian Han của công ty Beyond đã phát biểu trong WORKTECH SF19 San Francisco về phong cách làm việc, đã chia sẻ dựa trên kinh nghiệp của một nhà quản lý rằng “ngay cả đối với những công ty có môi trường mà nhân viên có thể làm việc từ xa thì việc tổ chức các buổi họp định kỳ tập trung các thành viên và tạo cơ hội nói chuyện cởi mở cả về những vấn đề ngoài công việc là rất quan trọng, đó như là một biện pháp của doanh nghiệp để nhân viên có thể cảm thấy “Belonging” (cảm thấy mình được công ty đánh giá cao, quan trọng, cảm giác bản thân mình là 1 thành thành viên quan trọng và có thể tự nhận thức về mình). Chính vì các thành viên làm việc từ xa và tiến hành công việc hiệu quả, cũng cần phải xem xét tầm quan trọng của các cơ hội gặp mặt trao đổi trực tiếp.
Headhunter Vietnam